Comunicación efectiva para la toma de decisiones y la optimización de la experiencia académica: SII 4.0 con sus diferentes módulos, Sistema de Seguimiento a Acciones de  Mejora, y Sistemas de Registro y Control Académico.

Objetivo:

Dar cuenta de los sistemas de información institucionales, a la luz de su incidencia en el quehacer de la universidad y en el logro de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo 2023 - 2027, identificando oportunidades y escenarios de optimización y mejora, en ruta de comunicación y toma efectiva de decisiones.

Metodología:

1. La Gerencia de Comunicaciones y Marketing presentará un breve video de 5 minutos en los que se resumirán las principales expectativas y necesidades que refieren nuestros usuarios y que dan cuenta de la percepción de satisfacción o insatisfacción por parte de los mismos. Esto se hará con base en ejercicios de social listening (técnica de escucha activa que toma como fuente de insights las percepciones de los usuarios y busca busca fidelizarlos a partir de escuchar y actuar sobre sus expectativas y necesidades).
2. Se presentará el mapa de sistemas y subsistemas que componen la ruta y flujo de información institucional y sus diferentes puntos de interacción y correlación.
3. Cada uno de los líderes de los sistemas de información (SII 4.0 con sus diferentes módulos, Sistema de Seguimiento a Acciones de Mejora y Sistemas de Registro y Control Académico) tendrán 5 minutos para hacer un breve pitch sobre la apuesta de valor, propósito y evolución de su sistema.
4. Posteriormente se conformarán 10 equipos de 35 personas cada uno, que garanticen participación de al menos un director de curso, un docente, un líder de programa, un director de zona – centro y un consejero, quienes tendrán la tarea de desarrollar la totalidad de los instructivos de acuerdo al perfil de sus participantes.
5. En cada uno de los equipos, deberán subdividirse a fin de desarrollar las rutas planteadas en los diferentes instructivos.

Subgrupo 1: Liderado por un Director de curso (SII 4.0). Descargar Intructivo

• Gestión de Grupos (C2) – Automático: por docente y por zona.
• Seguimiento Académico (C2): Apertura de actividades por tutor, sabana de notas.
  • Sabana de ausentes, Cierre Académico.
  • Registro de supletoria y habilitaciones (C2)
  • Solicitudes de recalificación.
  • Cierre de componente Práctico y B-Learning.
  • Seguimiento Académico.
  • Consulta de planes de estudio Individuales (CORE)

Subgrupo 2: Liderado por un Docente Descargar Intructivo

• Administración de Calificaciones (C2): Cursos asignados, estudiantes asignados, sabana de calificaciones, sabana de ausentes y gestión de las calificaciones (Importar, Certificar y Reportar). [Reporte de seguimiento]
• Seguimiento Académico: (SAI - C2): Este es el único módulo en el cual se da acceso a datos personales.

Importante: Por ley, no se puede contactar a un estudiante, que manifieste su voluntad de NO ser contactado, y están prohibidas las listas con Correos electrónicos personales y Números de Teléfono y cualquier otra forma de captar esa información fuera del Sistema de información., toda vez que violan la cadena de custodia de datos personales.

• Gestión de B-Learning.
• Gestión de laboratorios – salidas de campo.
• Gestión de CIPAS.
• Consulta de planes de estudio individuales (CORE).

Subgrupo 3: Liderado por un Líder de Programa. Descargar Intructivo
Descargar Intructivo Taller Perfil Líder de Programa Líder Zonal Líder Nacional SII 4.0

• Avalar recalificaciones.
• Planes de estudio (Documentos Maestros).
• Contenidos analíticos
• Formulación de Planes de Mejora por Autoevaluación de Programas (SSAM)

Subgrupo 4: Liderado por un Líder de Programa. Descargar Intructivo

• Planes de estudio individuales.
• Situaciones académicas (Homologaciones externas, convenios, movilidad, pruebas de suficiencia).
• Gestión de aplazamientos. (Novedades académicas SAI)
• Revisión de reportes disponibles.

Subgrupo 5: Registro y Control (auto gestión). Descargar Intructivo

• Inscripción
• Cargue de soportes
• Liquidación
• Selección de cursos
• Generación de recibo.

Subgrupo 6: Liderados por directores de zona y centro Descargar Intructivo

• Avance de Matrícula (Matrícula por periodo).
• Seguimiento a estudiantes (C2).
• Resultados de aprendizaje. (Desempeño por estudiante, evaluación del aprendizaje, sabanas de notas).
• Cantidad de estudiantes (Core – Estudiantes).
• Retención y Permanencia (Analítica – Permanencia).
• Graduación Oportuna (Analítica, Comportamiento, Graduación Oportuna)
• Motivos de deserción (Encuesta a los estudiantes).

Subgrupo 7: Liderados por un Consejero. Descargar Intructivo

• Caracterización
• Seguimiento por consejería
• Realizar una inscripción y liquidación.

Subgrupo 9: Registro y Control. (auto gestión). Descargar Intructivo

• Inscripción
• Cargue de soportes
• Liquidación
• Selección de cursos
• Generación de recibo.

Subgrupo 10: Unad Mobile. (auto gestión). Descargar Intructivo

• instalación Unad Mobile (pwa)
• Ingreso CV.
• Recorrido a los Cursos.
• Preguntas Frecuentes.
• Sistema de Atención Integral SAI.
• Consejería Académica.
• Icfes pruebas Saber.
• Registro y Control.
• Bienestar Universitario.
• SUA Mooc.
• Emisora Universitaria RUV.

A continuación, y luego de realizar las acciones señaladas en cada caso, cada uno de los grupos realizará la valoración de los Sistemas de Información relacionados con el rol en 5 aspectos; accesibilidad, funcionalidad, confiabilidad, conveniencia y significativo. Esto con el fin de medir el nivel de operabilidad, funcionalidad, pertinencia y satisfacción de los usuarios.

Descargar matriz.

Criterios:

• Funcionalidad: ¿satisface o no la necesidad inicial?.
• Confiabilidad y usabilidad: ¿funciona de manera consistente y puede ser usado sin dificultad?,
• Conveniencia: ¿funciona tal como el usuario espera y genera satisfacción?
• Aporte significativo: ¿Se integra completamente a lo deseado por el usuario?)
• Dichos criterios se valorarán por medio de una matriz consolidada que asigne una calificación a cada criterio, para finalmente determinar un promedio para cada sistema que permita categorizarlos en uno de las siguientes niveles de desempeño:

1. Excelente: Se integra óptimamente a las necesidades específicas del usuario.
2. Deseable: Genera emociones positivas y satisface en gran medida las necesidades del usuario.
3. Necesario: Puede ser usado sin dificultad.
4. Indispensable: Cumple con su función.

Por último cada grupo seleccionará un relator, quien mediante un pitch de 3 minutos, presentará la principal propuesta de valor que identificaron en procura del mejoramiento de uno o más de los siguientes ejes de acción:

• Incremento en los niveles de satisfacción en el servicio.
• Flujo de la comunicación organizacional.
• Optimización de sistemas de información y gestión organizacional.

Tiempos:

Resultados esperados:

Metas operativas para unidades dinamizadoras que propendan por el incremento en los niveles de satisfacción en el servicio, el mejoramiento en los flujos de la comunicación organizacional y la optimización de sistemas de información y gestión organizacional.

Ver Distribución de equipos

Las estrategias a que se refiere la Guía No.1 están direccionadas hacia ámbitos organizacionales y académicas articuladoras que nos permitan visualizar y articular las rutas para el desarrollo evolutivo de la UNAD 5.0; de esta manera se espera enriquecer el Plan de Desarrollo 2023-0227 en los diferentes escenarios de gestión establecidos institucionalmente. Es por ello que nace la importancia de determinar el CÓMO de las mismas en contexto y que permitan fortalecer el camino orientador en las diferentes apuestas asumidas colectivamente en el XXIII encuentro de líderes unadistas.

Para el desarrollo de este espacio se espera surjan concertaciones que enriquezcan la contextualización con la mirada objetivo y asertiva de los líderes que hagan parte de cada grupo y subgrupo ampliando a partir de su análisis nuevas acciones focalizadas o inclusive nuevos proyectos a los ya enunciados para el Plan de Desarrollo 2023-2027.

Trabajo en equipo: Este es un espacio de reflexión para la concertación de iniciativas y socialización de las mismas en el marco de los propósitos de mejoramiento continuo en la gestión de la UNAD.

Dinámica

Responsabilidades del Equipo Articulador

La responsabilidad principal del equipo orientador es acompañar a los equipos en el desarrollo de las acciones estratégicas armonizadas con el Plan de Desarrollo Institucional y plasmar el valor agregado fruto de su consenso para que sea valorada su viabilidad operacional en virtud de los 4 macroproyectos y 15 proyectos ya establecidos garantizando su articulación coherente con las estrategias ya plasmadas en el Plan de Desarrollo 2023-2027. Cada equipo articulador debe preparar los elementos para el desarrollo de acuerdo con los tiempos establecidos en la agenda.

El desarrollo de las conversaciones debe ser flexible y adaptarse a los criterios de un espacio colaborativo, de compromiso y aperturando posibilidades de intervención a todos los actores para enriquecer el resultado esperado.

FASES PARA LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO EN GRUPOS Y SUBGRUPOS

Taller: Afianzamiento de Estrategias para el fortalecimiento de la Vida Académica y la Vida universitaria en Zona

Objetivo del taller:

Afianzar y focalizar en el ámbito zonal, las estrategias institucionales formuladas para cada una de las 10 líneas estratégicas, a partir de propuestas e iniciativas del Sistema Operacional Dual, coherentes con el reconocimiento de capacidades y contexto regional de cada una de las 8 zonas y las dos seccionales Internacionales de la Universidad, para establecer la programación de agendas específicas de vida académica y vida universitaria.

El taller favorecerá un diálogo efectivo, así como la réplica, en cada zona, de la ruta del Plan de Desarrollo 2023-2027 de la UNAD 5,.0 a partir de debates y concertaciones sobre el direccionamiento de las estrategias institucionales y su aplicación y puesta en operación en el ámbito zonal, así como el reconocimiento mutuo de capacidades y de recursos para compartir, de manera transversal, entre los centros de cada zona.

Desarrollo del taller:

Organización de equipos de trabajo:

Este espacio será un momento de construcción, alineado a las 10 líneas estratégicas previamente desarrolladas. Para ello se organizarán 10 grupos de trabajo liderados por los Directores Zonales, Directores de Centro de cada zona y los líderes de Seccional Internacional. A estos grupos se integrarán los líderes y fractales de cada Zona y, para favorecer el debate y construcción interdisciplinaria, cada uno de los equipos contará con la siguiente base de configuración:

El Taller se desarrollará en cuatro momentos a partir de la información obtenida en las actividades previas de la agenda, y tendrá como objetivos y resultados esperados el reconocimiento de capacidades y de recursos institucionales, las estrategias zonales por cada una de las 10 líneas y, derivado de ello, la programación institucional de Vida Académica y Universitaria de la Universidad.

Momento 1: Análisis de capacidades por zona

En este primer momento cada uno de los grupos hará un análisis cualitativo de las capacidades instaladas, los recursos disponibles por Centro y su nivel de uso y de aprovechamiento.

El análisis comprenderá la valoración de los siguientes elementos:

Con el fin de asegurar un alto nivel de aporte y focalización de la actividad, cada grupo se dividirá en 5 subgrupos de 6 líderes con un tema de análisis de capacidad instalada:

Cada uno de los subgrupos presentará su análisis de capacidades para ser complementado en plenaria interna del grupo zonal y concluirán cuáles son las ventajas y valor agregado que tienen sus recursos y capacidades, el nivel de uso y aprovechamiento que se está dando en pro de fomentar la vida académica y universitaria y de qué manera podrían compartirse de forma transversal dichas capacidades y recursos entre los centros de una misma zona, garantizando economía, eficiencia y eficacia en la gestión zonal.

Momento 2: Alineación estratégica

En este segundo momento, cada uno de los grupos, a partir del reconocimiento de capacidades instaladas y con los aportes interdisciplinarios, formulará 2 estrategias zonales para cada una de las 10 líneas estratégicas cuya capacidad instalada y recursos deberán ser de uso y aprovechamiento para todos los centros de la Zona. Estas estrategias deberán contener los siguientes elementos:

Momento 3: Planeación de Vida Académica y Universitaria

Este momento inicia con la presentación de un video que refuerza los conceptos establecidos en el Estatuto Académico sobre Vida Académica y Vida Universitaria, así como las categorías en las que se integran las diferentes estrategias e iniciativas que pueden surgir desde las Zonas.

Con la información consolidada del día anterior, cada uno de los 8 equipos elaborará el primer modelo de agenda de Vida Académica y Vida Universitaria Zonal, así como una representación creativa (gráfica, interpretativa u otra) de un modelo de centro ideal en el que, recogidos todos los elementos de capacidad y estrategias, demuestre una vida académica y universitaria permanente, activa y participativa.

Para ello, las actividades de Vida Académica y Vida Universitaria se organizarán en diferentes categorías y las agendas por zona se integrarán con respectiva periodicidad y participantes en tiempo real en Google Calendar, con el fin de que sean incluidas en la agenda institucional 2023 y así evitar su cruce con otros eventos institucionales.

Momento 4: Socialización de resultados

Una vez formulados los modelos, al igual que las programaciones, estos serán presentados en 10 presentaciones de 5 minutos, por parte de los representantes elegidos por cada grupo. como también el resultado final, de la programación anual detallada de actividades por zona y centro.

Postevento

Se evaluará estratégicamente, a través de un seguimiento, el cronograma anual construido describiendo cualitativa y cuantitativamente los logros obtenidos mes a mes.